Las reuniones de trabajo y su uso cotidiano

“Aburrirse en el momento adecuado es signo de inteligencia”

En el ámbito laboral podemos ponernos de acuerdo en destacar una herramienta muy común en la mayoría de puestos de trabajo: Las reuniones.

Las reuniones de trabajo las podríamos definir como la concertación de diversas personas en un lugar concreto y con un objetivo común. En ocasiones estas pueden servir para comunicar una noticia corporativa o personal a los empleados, puede simplemente ser una reunión de seguimiento del trabajo que se esta realizando, etc. Principalmente suelen realizar para diseñar y planificar estrategias, aunque como hemos dicho antes es una herramienta muy común y son ejecutadas de diversas formas.

Las ventajas que puede suponer establecer una reunión laboral, pueden precisamente convertirse en inoperantes y como una pérdida de tiempo y productividad de los empleados, en caso de no estar planificada. Posiblemente muchos de vosotros os habéis encontrado en alguna situación como:

- Os sitúan una reunión a 20 minutos vista de vuestra hora de salida (y esta finalmente finaliza mucha más tarde del fin de tu jornada laboral

- Entráis en una reunión en la cual os plantean una pregunta, un dilema, y donde se espera que lo resolváis en el momento dando ideas alargándose la reunión de manera eterna

- Tenéis un responsable el cual tiende a organizar una reunión cada vez que quiera dirigirse a ti.

Las tres situaciones narradas son claros ejemplos de inefectividad. Presumiblemente podemos destacar algunas premisas básicas y universales que los responsables deben tener presentes a la hora de realizar una reunión de trabajo.

En primer lugar, que las reuniones deben tener un objetivo. Puede parecer demasiado obvio, pero me he encontrado en situaciones en las cuales carecía de sentido una reunión por no tener un objetivo concreto.

En segundo lugar, es importante que los responsables entiendan que las reuniones de trabajo suponen un tiempo en el cual no se trabaja. Considero importante expresar dicha obviedad, dado que los responsables que tienden a organizar reuniones constantemente, muy probablemente carguen de estrés a sus trabajadores, dado que tanta reunión no permite que éstos ejecuten lo que en las reuniones se le encarga.

En tercer lugar, destacamos el factor tiempo. En este apartado, resaltamos un conocido refrán “lo bueno si es breve, dos veces bueno”. Básicamente destacar que la extensión en el tiempo de una reunión, la cual parece que no tiene fin, puede mermar mucho la concentración de los empleados, y por tanto dejar de ser productiva.

Finalmente, destacar cuestiones que los propios responsables deben tratar de tener en cuenta, que son los tiempos del trabajador. Situar una reunión a una hora la cual obligará al trabajador a salir más tarde, posiblemente sea contraproducente. Situar dicha reunión a la hora en que todos los compañeros almuerzan juntos, tampoco es la mejor idea.

Las reuniones de trabajo son un recurso muy útil para cualquier organización empresarial. La comunicación debe ser fluida, eficaz, y debe siempre tener un orden del día consensuado por todas las partes. Estoy seguro que dicho tema del artículo, os habrá recordado varios ejemplos de cómo no debe hacerse una reunión….¿verdad?